Bij Viisi zijn we voortdurend bezig met het verbeteren van onze werkwijzen. Zo werken we al volledig holacratisch en houden we zoveel mogelijk rekening met onze purpose; People First. Ook op het gebied van projectmanagement willen we steeds beter worden. Collega Lotte Kleter stortte zich daarom, samen met een groepje medestudenten van haar studie Management Consulting aan de Vrije Universiteit, op deze uitdaging. In dit interview vertelt ze meer over waar Viisi tegenaan liep, en hoe de KANBAN methode daarbij kan helpen.

Foto van de eerste test van het KANBAN bord

Wat was de aanleiding voor dit project?

Voor het vak ‘The Consulting Project’ gingen we op zoek naar een bedrijf waarbij wij als studenten onze adviesvaardigheden konden oefenen. Als een soort ‘echte’ case. En omdat ik toch al bij Viisi werk, heb ik hier rondgevraagd of we ergens advies bij konden gebruiken. Dat bleek zo te zijn.

Marc-Peter kwam met het idee om projectmanagement binnen de verschillende cirkels van Viisi aan te pakken. Door drukte met de klanten is het soms lastig om te overzien welke interne projecten er allemaal nog op de plank liggen. En we wilden graag meer inzicht krijgen in wie wat doet, hoeveel tijd de verschillende taken binnen een project in beslag nemen, en wanneer het écht af moet.

Samen met Marc-Peter, collega’s uit drie verschillende cirkels, en onze docent hebben we toen een probleemstelling geformuleerd: How to improve project management within the Growth, Smooth Operations and Realising Dreams Circles?

Hoe zijn jullie aan de slag gegaan met die vraag?

We hebben ons eerst verdiept in verschillende project management methoden. Zo hebben we meer uitgezocht over Scrum, Lean, de Watervalmethode en PRINCE2.

Een medestudent heeft al een eigen bedrijfje en kende ook de KANBAN methode. Zij wist precies hoe dat werkt en welke voor- en nadelen het heeft ten opzichte van deze andere methoden. En na een uitgebreide vergelijking zijn de uiteindelijk voor het KANBAN idee gegaan.

Wat houdt KANBAN dan precies in?

De naam KANBAN komt uit het Japans: Kan betekent visueel, Ban betekent bord of kaart. Je kan er je projectplanning visueel op vastleggen en de voortgang in de gaten houden. Het lijkt wat dat betreft redelijk op het scrumbord zoals wel meer mensen die zullen kennen.

Het is een handige methode voor het vastleggen van de focus van je project. Je stelt een aantal prioriteiten, bepaalt de scope, visualiseert de workflow, en je ziet in één oogopslag de voortgang van een project. En dankzij dat inzicht kun je alle ‘works in progress’ beter doseren, wat veel in de werkdruk kan schelen.

We hebben op basis van deze methode een eigen KANBAN bord gemaakt, en daarnaast een KPI dashboard opgesteld.

Lotte en haar KANBAN teamgenoten

En, hoe werd de eerste versie ontvangen?

We hebben uiteindelijk twee sessies gedaan. In de eerste sessie hebben we de eerste versie van het bord gepresenteerd. Daaruit kwamen een paar verbeterpunten.

Geïnspireerd door Getting Things Done en de Scrum methode hebben we bijvoorbeeld een backlog aan onze versie toegevoegd. Daardoor houden we meer overzicht in alle projecten en extra ideeën die nog op de plank liggen, maar op dat moment nog niet uitgevoerd kunnen worden.

De tijdlijn hebben we naar aanleiding van de eerste sessie ook veranderd. Die hadden we eerst opgedeeld in fases, maar dat bleek in praktijk toch te vaag te zijn. Daar hebben we dus specifieke periodes van gemaakt, bijvoorbeeld een aantal weken, maanden of kwartalen. Dat maakt de deadlines ook meteen concreter.

Aansluitend hebben we de Agenda-rij toegevoegd, omdat ook bleek dat collega’s vaak geen tijd voor projecten vrijmaakten. Met de agenda werd dat een verplicht onderdeel, en kunnen collega’s bewust tijd in hun agenda gaan blokkeren voor projecten.

Uiteindelijk hebben we ook de betekenis van de post-it kleuren aangepast. In onze eerste versie stond elke kleur voor een persoon of rol, maar het bleek handiger als we een kleur per project kozen. In sommige KANBAN borden wordt dat probleem trouwens opgelost door er foto’s of poppetjes bij te plakken; zo weet je toch precies wie er met die taak aan de slag gaat. Maar dat vonden we zelf iets te chaotisch worden. Het moet juist overzichtelijk blijven!

Wat was het eindresultaat?

We hebben een workshop gegeven als presentatie van ons eindproduct: de KANBAN kit. Maarten, Marc-Peter en Ricardo hebben hierbij als testcase een project gekozen om het bord mee te vullen. En dat werkte best goed!

Uiteindelijk hebben we van onze begeleider een 8,5 gekregen, dus dat is fijn! En Viisi heeft veel inzichten die we tijdens onze sessies hebben opgedaan meegenomen in de huidige manier van projecten plannen.